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L’administration électronique : modernité, qualité & économie
Par
Tahar JEBARI
En l’espace de quelques semaines et à deux reprises le Chef de l’Etat a
conféré avec le Premier Ministre à propos de l’administration électronique ;
signes de l’importance qu’il accorde au programme et tient à son exécution
dans les meilleurs délais. En effet, après avoir préparé le terrain sur les
plans du cadre réglementaire et des institutions nécessaires à la
réalisation du projet, la Tunisie est aujourd’hui prête pour le
développement et la mise en place progressive de l’administration
électronique. Le président vient d’en fixer le délai : trois années.
L’administration tunisienne est donc en passe de vivre trois années de mise
en chantier intensive et globale. Les deux récentes entrevues du Chef de
l’Etat avec le Premier Ministre font ressortir et dessinent les grandes
lignes de ce chantier :
– Intensification des études d’ingénierie dans le domaine des technologies
de l’information.
– Nécessité d’aplanir les difficultés rencontrées lors de la réalisation des
projets informatiques.
– Elaboration d’une stratégie permettant le renforcement du recours aux
logiciels libres.
L’ADMINISTRATION ELECTRONIQUE
Telle que définie par l’OCDE, l’administration électronique est « l’usage
des technologies de l’information et de la communication (TIC) et en
particulier de l’Internet en tant qu’outil visant à mettre en place une
administration de meilleure qualité». De cette définition découle l’idée
principale d’amélioration des services de l’administration en direction des
usagers, mais aussi d’amélioration des outils et méthodes de travail des
fonctionnaires de l’administration.
Si les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont
effectivement un moyen efficace d’amélioration de la qualité de
l’administration et son rapprochement du citoyen, elles ne peuvent pas se
suffire à elles-mêmes pour atteindre cet objectif, car elles n’assureront
qu’une interface avec les usagers et ne pourront délivrer aux utilisateurs
que ce que permet l’informatique en place de l’administration en question,
qui doit exister en tant que telle et équiper les postes de travail des
fonctionnaires concernés par le traitement des dossiers et tout ce qui est
en relations avec les dossiers ; il s’agit d’une forme d’ADMINISTRATION
ELECTRONIQUE INTRA-MUROS, préalable à tout projet d’administration
électronique ouverte aux usagers. Et en cas d’absence de ce préalable ou de
son insuffisance, tout reste donc à faire ou à parfaire. D’autre part, pour
atteindre un niveau optimum d’efficacité, les administrations doivent aussi
développer l’utilisation des nouvelles technologies pour améliorer la
communication et les échanges de dossiers entre leurs différentes unités, et
assurer ainsi la réduction des délais et des dépenses. Il s’agit de relier
les Intranets des différentes administrations entre-eux, réaliser ce qu’on
peut appeler l’INTER-INTRANET administratif.
L’ADMINISTRATION ELECTRONIQUE INTRA-MUROS
Le traitement électronique de la requête d’un citoyen nécessite sa prise en
charge par un système informatique du côté de l’administration destinataire,
qui identifie son origine, l’enregistre, consulte des bases de données,
détermine le traitement à appliquer, communique et coordonne éventuellement
avec d’autres systèmes ou les consulte, dispatche l’information vers les
différents fonctionnaires concernés par le traitement du dossier (eux-même
dotés de l’outil informatique et connectés à l’intranet) ; avant d’élaborer
un accusé de réception ou une réponse et les retourner au demandeur.
Ce système d’information administratif, par l’énoncé rapide des opérations
qu’il permet, est d’une complexité qui est en rapport direct avec la
complexité, le nombre des procédures et l’organisation de l’administration
en question. Pour bien jouer son rôle, Il doit répondre à des impératifs de
bonne intégration, de disponibilité, de réactivité, de solidité,
d’invulnérabilité et de pérennité, qui sont nécessaires au développement de
la confiance des usagers dans le système et leur adhésion à son utilisation.
Pour répondre à ces impératifs il nécessite :
– La mise en place d’un réseau de matériel informatique qui équipe les
postes clés de traitement des dossiers et tout ce qui est en rapport avec
les dossiers (consultation, statistiques, archivage, etc.).
– La mise en exploitation des applications et bases de données appropriées
nécessaires à la gestion et au traitement des dossiers.
– L’existence d’un système de communication efficace et sécurisé qui relie
les bâtiments des administrations décentralisées ou géographiquement
éloignées.
– La révision de l’organisation, des procédures et des réglementations en
vue de les adapter aux nouveaux outils.
– Le recyclage du personnel et sa formation aux nouvelles méthodes et outils
de travail.
– L’existence d’un système électronique d’archivage légal, muni de tous les
outils de dématérialisation, de certification et d’authentification des
documents.
– Une politique à long terme de recyclage des supports d’archivage en vue
des mettre en conformité avec les nouvelles technologies de lecture au
moment des mutations technologiques importantes.
L’INTER-INTRANET ADMINISTRATIF
L’Administration, avec un grand A, est composée de l’ensemble des
administrations d’un pays. Ces administrations, souvent inter-dépendantes,
participent au co-traitement des dossiers et se partagent la responsabilité
et la compétence de leur instruction ; d’où l’utilité et l’importance de
mise en place d’un système de communication développé entre ces
administrations ; ce qui est de nature à simplifier l’échange des dossiers
et raccourcir les délais, mais nécessite la mise en pratique des cadres
législatifs et techniques de dématérialisation des documents à l’échelle de
l’Administration tout entière. Un tel système de communication, s’il est
facile à réaliser sur le plan de l’infrastructure (réseaux, matériels et
outils de communication), nécessite un grand travail de standardisation et
d’harmonisation des moyens et des contenus échangés, ainsi que la mise en
place d’interfaces de conversion et d’adaptation. D’autres part les
documents échangés, qui correspondent à des versions traitées de ces
derniers au fur et à mesure qu’ils circulent, ont besoin d’être protégés
dans leur intégrité et leur confidentialité, authentifiés par l’intégration
de signatures électroniques et ‘tracés’ par un système de workflow qui
enregistre le chemin parcouru par un dossier et informe sur sa position
actuelle. Il s’agit d’un volet important du problème dont il faut tenir
compte, définir, formaliser et mettre en place, tout en prenant les
dispositions nécessaires à son utilisation de façon rigoureuse et sans
faille possible. L’Inter-Intranet Administratif est donc un supra-réseau qui
relie les systèmes informatiques et Intranets des administrations, en vue de
leur permettre d’atteindre leurs objectifs d’amélioration de la qualité de
leurs services, en établissant des moyens de communication modernes et
efficients avec leurs partenaires.
L’ADMINISTRATION ELECTRONIQUE : FACTEUR D’ECONOMIE
Toute action d’informatisation et d’introduction de nouvelles technologies
vise des objectifs allant de l’amélioration des facteurs du travail
(qualité, délais, etc.) à l’économie dans les dépenses relatives au coût du
travail, des fournitures et de l’espace d’archivage et de classement des
dossiers. Dans le cas de l’administration électronique, beaucoup d’études
ont été réalisées. Elles ont fait ressortir des résultats tout à fait
positifs. Ainsi, au-delà de l’amélioration des services, l’administration
électronique permet les économies Suivantes : diminution du courrier, de la
consommation de papier, des photocopies, des appels téléphoniques, du
traitement manuel des paiements, du nombre des boites d’archives et des
espaces nécessaires à leur classement et archivage, etc.
Ainsi, l’administration tunisienne, sous l’impulsion du Président de la
République, a le privilège de figurer parmi les rares administrations à
jouir d’une telle attention. Elle doit saisir l’occasion et concrétiser ce
programme ambitieux de réforme administrative dans les meilleurs délais.
(Paru dans El Moulahedh)
05 – 12 – 2004 ::
07:00
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