Parmi les maux qui rongent nos entreprises -mais pas que les nôtres bien heureusement-, les réunions qui se passent mal, et qui n’aboutissent à rien.
Les réunions sont peut-être ce qu’il y a de plus fréquent comme procédure de gestion, mais aussi ce qu’il y a de moins efficace dans la plupart des cas. Des réunions qui ne commencent jamais à l’heure, et qui sont interminables, des réunions où chacun vient exposer son avis, le plus souvent personnel et subjectif, parfois régler des comptes, en tapant du poing sur la table, et enfin des réunions où on répète la même phrase, encore et encore, dans le but de faire accepter l’idée aux collègues et/ou aux subordonnés, ce qui ne réussit pas tout le temps, ni à 100%.
Répéter la même phrase veut dire que l’émetteur de l’idée est archi convaincu de son idée, mais ne sait pas le dire autrement, et il sent implicitement que les autres ne sont pas d’accord. Alors il répète et il répète, en espérant les convaincre. Ce qui n’arrivera pas forcément, car l’apprentissage étant une fonction du désir (Piaget), on ne retient que ce que l’on a envie de retenir.
Convaincre ses subordonnés d’une simple idée, ou de toute une stratégie n’est effectivement pas une mince affaire. Les vues sont divergentes la plupart des cas, et c’est tout à fait normal, mieux, si ça veut dire une chose c’est que chacun y met du sien, s’intéresse vraiment et voudrait voir réussir le projet, à sa propre manière, avec ses propres lunettes.
Il faudra mettre sur la table toutes les visions, toutes les «lunettes», les confronter, et en sortir ou en synthétiser le meilleur, pour le projet.
Pour éviter que les réunions soient interminables, et pénibles, pour minimiser les interférences en termes de communication, et donc optimiser nos réunions, il faudrait fixer un ordre du jour clair, et le faire partager par tous, avant la réunion.
Ca revient à dire aux gens, voilà on va parler de ceci et de cela, uniquement de ça et de ça, régler tel et tel problème, et ce de 9h à 11h par exemple. Ni avant, ni après. Ca peut se faire simplement par email, lequel email invitera les personnes concernées à la réunion.
Il faudrait venir, chacun avec ses propres notes, laisser, ou du moins essayer de laisser ses sentiments ou sa sensibilité, de côté, pour régler les questions du jour.
Si par contre, la personne désire réellement tirer au clair une affaire ou une question, en profitant de la présence de tout le monde dans la réunion, ce serait possible, en annonçant cela, en disant par exemple «si vous êtes d’accord, je voudrais prendre 5 mn pour dire telle et telle choses». Mais ce sera 5 mn, pas plus, et s’il faut fixer une autre réunion pour développer cette question, pourquoi pas.
Veillez enfin à ce que tout le monde puisse voir tout le monde, autour de la table. Un café offert à chacun de bon matin ne fera pas de mal, ça ne coûte rien, mais ça a un impact énorme sur l’humeur du groupe, et donc le bon déroulement des réunions.
