Pourquoi le quart d’heure de pause semble-t-il plus court que le quart d’heure de réunion? Parce que le temps est subjectif. Du coup, l’individu se précipite sur ce qu’il aime faire au détriment du reste. C’est l’une des cinq lois théorisées par des experts de tous horizons. Décapantes mais utiles pour bien s’organiser selon Jean-Louis Muller, directeur chez Cegos.
Selon Taylor, l’ordre dans lequel on effectue les tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. Or, se caler sur un séquençage chronologique sans prendre en compte de priorités peut s’avérer contre-productif dans son planning. Vous avez 80 mails à traiter et placez le plus ancien des mails en tête de liste. Vous consacrez du temps pour traiter chacun d’eux, le mail traité en 8ème position est caduque au regard du n°10 et le travail effectué a été inutile. Suivre l’ordre inversé, n’aide pas plus à repérer rapidement les urgences. Mieux vaut faire déjà un survol rapide de tous vos mails, supprimer illico ceux qui n’apportent rien et traiter d’abord les deux ou trois qui relèvent de vraies priorités.
1. Loi de Fraisse : la loi du temps soumis au plaisir et au déplaisir
Définition: “Plus l’activité est captivante, plus elle parait brève“.
Les minutes ralentissent ou s’accélèrent selon l’intérêt qu’on porte à la tâche. Une heure n’est donc pas égale à une heure. Rédiger un énième rapport, éplucher à la chaîne des notes de frais… et la journée paraît interminable. A l’inverse, discuter de son dada -foot, recettes de cuisine, cinéma- avec son collègue et l’aiguille de la montre semble d’un coup s’être affolée… “Déjà?”.
La perception du temps est psychologique et varie selon l’individu. Le danger, c’est de privilégier les activités plaisantes au risque de se laisser happer par elles. Une loi qui vaut aussi pour vos collaborateurs, prêts à bâcler le fastidieux.
Allouez un budget temps à chacun des dossiers que vous allez traiter, dès le matin, et ce que vous démarriez par les plus faciles ou les plus pénibles. Et alternez les genres. Tentez aussi d'” anoblir ” les tâches ingrates par des choses agréables : écouter de la musique en travaillant, avoir des photos sympas sur le bureau, etc. Cela stimule. Et songez à compenser les corvées par trois actions motivantes.
2. Loi de Metcalfe: la loi de la synergie qui décuple les résultats
Définition: “L’utilité d’un réseau est proportionnelle au carré de ceux qui l’utilisent”. Variante “1+1=3”.
C’est l’effet levier des réseaux sociaux, mis en équation par le créateur d’Ethernet, Robert Metcalfe. En clair, plus le réseau compte d’utilisateurs plus il a de la valeur. Appliqué au management, c’est l’idée que trois individus isolés ont peu de poids, mais qu’ensemble ils peuvent beaucoup. On le sait, pour les casse-pieds redoutables en groupe, c’est vrai aussi, en positif, pour les innovateurs. Il faut apprendre à échanger son savoir et à questionner les compétences tous azimuts. Cela permet de gagner un temps fou, d’enrichir ses initiatives et d’en démultiplier l’impact.
Intégrez des réseaux physiques ou virtuels mais ne soyez pas toujours demandeur: apportez votre contribution de façon pertinente et régulière. Et zappez les profiteurs.
3. Loi de l’Ecclésiaste: la loi du moment opportun
Définition: “Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose”.
C’est une référence à l’ancien Testament devenue un véritable adage. Ce temps biblique n’est toutefois pas celui du dieu Chronos -le temps qui passe, la vitesse, la performance- mais celui du dieu Kairos, l’instant. Il ne se mesure pas en minutes, mais en intensité, en plaisir, en stress, etc. L’enfant sait repérer d’instinct le bon moment pour quémander une faveur. Il s’évite ainsi de gaspiller de l’énergie face à un adulte préoccupé ou mal luné.
Vous aussi guettez les ondes positives, le temps propice à faire -réfléchir, s’organiser, agir- pour vous et pour les autres, selon des critères d’humeur, de disponibilité, de chronobiologie, etc. Mais anticipez. Et gare aux dérives de la procrastination.
4. Loi de Kotter: la loi des petites victoires qui galvanisent
Définition: “Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats”.
Se fixer des objectifs avec des délais rapprochés évite de se décourager et permet d’avancer. C’est l’efficacité de l’hyper “court-termisme”, prôné par ce pape du leadership (John Kotter). Dans les situations difficiles, les individus s’en sortent à petits pas, mais des petits pas vécus comme essentiels.
Le manager peut créer ainsi un sentiment d’urgence -pour lui-même et pour l’équipe- afin de motiver les troupes face à un nouveau contexte.
5. Loi anti-Taylor : la loi de la rationalisation inefficace du temps
Définition: “La chronologie des événements est trompeuse”,
Selon le père du travail standardisé, l’ordre dans lequel on effectue les tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. Or, se caler sur un séquençage chronologique sans prendre en compte de priorités peut s’avérer contre-productif dans son planning. Prenez les méthodes de rangement des stocks FIFO (first in first out) et LIFO (last in first out). Opérantes en logistique, elles nuiront à coup sûr à votre organisation personnelle. Exemple. Vous avez 80 mails à traiter et vous adoptez la logique chronologique (FIFO) en plaçant le plus ancien des mails en tête de liste. Vous consacrez du temps pour traiter chacun d’eux, mais il y a des pièges. 1/ le mail traité en 8ème position est caduque au regard du n°10 et le travail effectué a été inutile. 2/ le mail n°24, lu fort tard, est une priorité vitale et c’est la panique. Suivre l’ordre inversé, LIFO, n’aide pas plus à repérer rapidement les urgences.
Mieux vaut faire déjà un survol rapide de tous vos mails, supprimer illico ceux qui n’apportent rien et traiter d’abord les deux ou trois qui relèvent de vraies priorités.
