Les
conseils de nos experts pour distinguer les tâches principales des secondaires.
1- Pourquoi suis-je payé?
La question est abrupte. Mais y a-t-il mieux pour recentrer ses priorités…
Elle ramène aux finalités de sa fonction. Et il faut pouvoir y répondre en deux
ou trois phrases, dit Jean-Louis Muller, directeur à la Cegos. «Si tel n’est pas
le cas, un rendez-vous avec son hiérarchique s’impose pour qu’il indique ou
resitue les objectifs clés». Les priorités du boss, ajoute Claire Souvigné,
directrice des masters et de la formation continue à l’Inseec, sont, bien sûr,
celles qu’il faut privilégier et auxquelles il faut se référer en ayant toujours
sous la main son contrat d’objectifs. Car souvent, c’est la «priorisation» des
urgences qui l’emporte, poursuit Philippe Tramond, directeur général de Pilotis.
2- Quels domaines de contribution?
Pas de bonne gestion des priorités sans les avoir bien identifiées. D’abord,
cerner ce que l’on doit assumer personnellement, précise Jean-Louis Muller. Puis
identifier les points à déléguer. Troisièmement, bien repérer «ces choses» qui
ne semblent pas faire partie des prérogatives majeures, mais qui pourtant le
sont, notamment dans le cadre de projets transversaux. Enfin, conclut-il,
repérer les contributions symboliques, telles que participer à une conférence, à
un cocktail, etc.
3- Passer à l’acte rapidement
Car ce n’est pas tout de repérer les priorités, il faut s’y consacrer, dit
Catherine Boucher, directrice practice talent management chez Leroy
consultants-Groupe BPI.
4- Planning, bilan et débriefing
La veille pour le lendemain ou en début de semaine, faire le point sur ce qui
est important, un peu, beaucoup ou pas du tout! Par exemple, s’il s’agit de
rendez-vous avec des clients, repérer les plus importants, ceux qui donneront
des résultats, explique Claire Souvigné. Et, en fin de journée ou de semaine,
faire un petit bilan des tâches accomplies, pour éviter la litanie: «Il est 18
heures et on n’a pas encore commencé à travailler…». On doit accepter de ne
pas pouvoir tout faire, poursuit Philippe Tramond. Et le mieux pour prévenir les
déceptions, c’est d’utiliser la vieille recette de la liste quotidienne des
tâches. D’autant que «prévoir le prévisible permet de mieux gérer l’imprévu…
Car on sait ainsi ce que l’on peut reporter». Et être serein par rapport à ce
qui n’est pas fait tout de suite évite trop de stress, voire de perdre les
pédales, donc de mal gérer ses priorités, conclut Catherine Boucher.
5- Se méfier de l’hyperréactivité!
Traiter un problème dès qu’il se pose, c’est là un des meilleurs moyens de
s’emmêler les pinceaux… Mieux vaut prendre du recul et analyser, pour voir
s’il mérite de lâcher son travail en cours, conseille Sébastien Hampartzoumian,
managing director chez Page Personnel.
6- Savoir dire non aux sollicitations diverses et variées, avec tact
C’est se préserver, déclare Catherine Boucher. «Sans quoi, l’on saute sans cesse
de tâche en tâche. Mais il faut expliquer pourquoi l’on dit non. Et si c’est le
manager qui vous sollicite, on peut le renvoyer à ses responsabilités, le faire
trancher entre ce qu’il veut et ce que l’on veut. La responsabilité individuelle
existe, certes, bel et bien, mais dans un système».
7- Lâcher des prérogatives
Mettre en place un système de délégation tendant à faire monter en compétence
ses collaborateurs permet de lâcher des prérogatives, selon Philippe Tramond, de
mieux se consacrer à ses vraies priorités.
8- Faire attention aux détails
Les détails qui «tuent» sont ceux que l’on juge ne pas être de notre ressort, de
notre niveau, qu’on laisse pourrir, qui s’accumulent et risquent d’exploser,
précise Claire Souvigné.
9- Efforts faibles, enjeux forts
On est au top dans la gestion des priorités lorsqu’on sait repérer les tâches
qui réclament des efforts faibles, pour des enjeux forts, dit Jean-Louis Muller.
10- Savoir prendre des vacances
«Je ne confierai jamais un projet stratégique à un cadre qui ne sait pas prendre
des vacances», disait Lee Iacocca, ex-vice-président de Ford, puis homme
providentiel qui sauva Chrysler de la faillite à la fin des années 1970… En
prévoyant des coupures, planifiées dès le début de l’année, on sait quand on
peut se donner à fond, puis se reposer, commente Philippe Tramond. Bien sûr, la
règle souffre des exceptions: «Il faut savoir reporter ses congés lorsque tombe
un enjeu de très haute importance. Mais sans en faire une habitude».
Emeric Carré
